Zaliczanie służby instruktorskiej następuje za okres roku harcerskiego tj. od dnia 1 września roku poprzedniego do dnia 31 sierpnia.
Wniosek o zaliczenie służby instruktorskiej składa do końca września właściwemu komendantowi bezpośredni przełożony instruktora lub sam zainteresowany instruktor.

Zaliczenia służby dokonuje:

1) komendant hufca – instruktorom z przydziałem do hufca,
2) komendant chorągwi – instruktorom z przydziałem do chorągwi oraz komendantom hufców,
3) Naczelnik ZHP – instruktorom z przydziałem do Głównej Kwatery ZHP oraz komendantom chorągwi.